L'information des entrepreneurs » Entreprise : service » Quels sont les avantages liés à l’utilisation d’un logiciel de gestion de notes de frais ?

Lorsqu’une entreprise se développe, la gestion administrative devient de plus en plus lourde et complexe. Il est donc primordial de se doter d’une application de gestion qui simplifiera les tâches. Elle permettra à cet effet à l’entreprise de sécuriser ses données. Par exemple, les entreprises peuvent se doter d’une application pour la gestion des notes de frais. Découvrez ci-dessous les avantages liés à l’utilisation d’un tel logiciel de gestion.

La gestion de notes de frais : une économie pour l’entreprise

Pour une entreprise, la dématérialisation du processus de notes de frais logiciel demeure une solution qui représente une source d’économie pour l’entreprise. Mais comment la dématérialisation peut-elle constituer une source de revenue à une entreprise ? Voici quelques étapes d’une gestion manuelle des dépenses et de leurs justificatifs :

  • une saisie manuelle sur Excel ;
  • la transmission de la note de frais aux différents services de contrôle ;
  • le contrôle des dépenses compte tenu du système de remboursement ;
  • les erreurs et les oublies.

Ce processus de remboursement est fastidieux, chronophage et revient très coûteux aux entreprises. Pour cela, pour être performant et productif, optez pour un logiciel de gestion afin de gagner du temps, de se consacrer à d’autres tâches et de permettre aux collaborateurs d’être plus concentrés sur les activités promotionnelles et commerciales de l’entreprise.

gestion des notes de frais

Des dépenses plus simples

Avec la dématérialisation grâce à un logiciel de gestion des notes de frais, tous les services impliqués dans les contrôles des dépenses peuvent avoir accès à toutes les dépenses engagées. En effet, l’automatisation des notes de frais permet de centraliser les données relatives avec les dépenses liées à l’entreprise. De plus, le logiciel possède plusieurs fonctionnalités très rentables et adaptées aux besoins d’une entreprise. Par exemple, il y a le contrôle de la politique des dépenses qui est automatisé, la détection des doublons des fiches de note de frais, un module d’analyses comparatives entre les collaborateurs, les entités et les unités sans oublier le traitement automatique de la TVA.

De même, les solutions de la dématérialisation permettent aussi de faire une étude des postes de dépenses et de perfectionner les budgets consacrés aux frais professionnels. Grâce à elles, il est possible pour les entreprises de mettre sur place des règles concernant les dépenses et aussi de négocier de meilleures offres avec les fournisseurs.

Une validation plus simple

Les solutions qu’apporte le logiciel de gestion des notes de frais doivent s’adapter aux processus de votre entreprise. Cela permet de gérer les flux de validation dans le Cloud et de rendre plus faciles les transferts des dépenses des collaborateurs ainsi que la validation et l’intégration en comptabilité.

Le logiciel permet aux entreprises d’avoir plus de visibilité lors des remboursements ou du traitement des informations sur les dépenses effectuées par les employés. Il met fin aux délais de remboursement qui s’éternisent avec la gestion des notes de frais classique. De plus, le logiciel réduit considérablement le temps consacré à l’approbation des dépenses.

L’utilisation d’une application de gestion des notes de frais est importante pour une augmentation de l’effectif de l’entreprise et offre la possibilité d’affecter les employés vers des tâches plus cruciales et plus rentables.